Organiser une conférence ça veut dire quoi ?

J'en parle régulièrement mais depuis 2 ans maintenant je suis un des co-organisateur d'une conférence autour du framework Angular (et accessoirement Vice-Président de l'association qui porte la conférence). Ça fait quelque temps que je réfléchissais à faire (ou pas) un article sur le sujet, vous expliquer comment on vit le truc de l'intérieur, comment on fonctionne, comment tout se finance. L'envers du décor, tout ce qu'on ne voit pas habituellement quand on est participant.

Préambule : si je fais cet article, ce n'est pas pour me plaindre : j'ai choisi d'être membre de l'association (étant un des fondateurs), j'ai choisi d'être organisateur en connaissance de cause, mais je trouvais ça important de partager sur une réalité qui n'est pas trop vu des participants, parce que ça me parait toujours important de partager sur nos expériences, et que ça pourrait aider d'autres organisateurs de conférences à relativiser et/ou à se lancer.

De Angular Devs France à NG Baguette Conf en passant par Angular Nexus🔗

Pour créer une conférence il nous fallait un cadre légal : une identité juridique, un compte bancaire, et un nom. Si dès 2023, on a communiqué sous le nom Angular Devs France, on voulait un nom plus percutant pour la conférence, et après pas mal de réflexion, on s'était arrêté sur Angular Nexus (Nexus signifiant "connexion" en grec, ça représentait plutôt bien ce qu'on cherchait à réaliser).

Vous n'avez jamais vu la conférence Angular Nexus ? Ne vous en faites pas, vous n'avez rien loupé, elle n'a jamais eu lieu. C'est un projet de 2024 mort dans l'œuf… Mais qui nous aura permis de prendre du recul et réfléchir !

Par contre, nous avons monté une association avec ce nom. Après quelques changements et quelques péripéties administratives, nous sommes aujourd'hui deux membres dans le bureau (Gérôme est président et moi-même je suis vice-président (après avoir eu le rôle de trésorier 😈)), ainsi que deux membres Camille et Yann-Thomas. On a choisi d'avoir un bureau très simple et des statuts qui nous permettent d'évoluer facilement pour garder de la souplesse.

En 2025, on a réalisé une première édition d'une conférence : NG Baguette Conf (en partant d'une blague qui circulait qu'une conférence française devrait forcément s'appeler "NG Baguette"). En janvier 2025, nous n'avions pas de compte en banque, pas de statuts exploitables et on s'est fixé de jouer notre conférence fin mai. On a eu la chance et un peu de culot, on a pu réserver gracieusement une partie des locaux de Onepoint Nantes et on a eu de l'aide pour la partie traiteur. En un peu plus de 4 mois, nous sommes passés d'une chaîne Youtube à une conférence en physique, des tops speakers européen et une centaine de personnes qui nous ont fait confiance. Pour être honnête : j'avançais la tête dans le guidon sans y croire complètement, il a fallu que je voie les gens défiler à la billetterie pour réaliser !

Puis on a remis une pièce pour une seconde édition, en augmentant l'ambition.

L'été 2025🔗

En Juin 2025, Gérôme, Camille, Yann-Thomas et moi avons fait le bilan de NG Baguette Conf 2025 :

• On avait un peu moins de 600€ sur le compte en banque (tout notre budget 2025 étant globalement parti dans la nourriture pour le déjeuner) ;
• On avait des contacts à Nantes, même si plus personne de l'équipe n'y vivait (Gérôme et moi vivions encore à Nantes jusqu'à début 2025) ;
• On avait des retours sur la première édition nous montrant que refaire une édition à Nantes serait une erreur ;
• On avait envie de refaire une édition, mais en changeant tout ce qui paraissait non viable et en suivant les quelques retours qu'on avait eus via le formulaire de feedback ;

On décide de passer du samedi au vendredi. On décide d'augmenter le prix du billet participant, la première édition ayant été compliquée du fait qu'on faisait reposer une trop grosse part de notre budget sur les sponsors et avec des billets d'entrées quasi donné (25-30€). On décide de déplacer la conférence sur Paris, plus central que Nantes, plus facile d'accès en train.

On se lance dans la recherche d'un lieu pour fixer la date ! Ah non… Réaliser NG Baguette Conf 2025 a été une course épuisante, on a pas réussi à avoir de l'énergie pour bosser le sujet dans l'été, on a réussi à reprendre qu'en début octobre 2025…

Ce qu'il faut bien comprendre avec NG Baguette Conf, c'est que nous avons été quatre à travailler sur tout, quatre c'est peu, et organiser un événement comme ça demande beaucoup d'énergie. Nous sommes tous les quatre bénévoles (clairement, si on devait être objectif : NG Baguette Conf nous coûte de l'argent aujourd'hui), nous avons un travail de développeur à temps plein à côté. On ne le vit pas comme un fardeau, on ne le vit pas négativement, je pense juste que c'est important qu'on soit transparent sur ce genre de choses.

La Sorbonne Sciences🔗

On a démarché beaucoup de lieux, on a comparé les prix et prestations de beaucoup d'options avant d'en arriver à La Sorbonne Sciences.

On avait quelques contraintes :

• Un budget relativement contenu : on est une petite conférence, avec un petit budget, on veut garder un billet participant contenu ;
• Un amphithéâtre avec au moins 150 places : on partait d'une édition avec une grosse centaine de personnes avec l'optique de gonfler le nombre de participants (on ne veut pas faire une grosse conférence à plusieurs centaines de personnes, mais avoir un peu plus de participant donne de la souplesse sur ce qu'on peut réaliser) ;
• Avoir un espace dans lequel se restaurer : proposer un repas à chaque personne présente est très important pour nous, c'est un moment pour faire un clin d'œil au nom de notre conférence (le centre du repas est un sandwich baguette), mais surtout c'est un moment où les participants peuvent échanger, et aussi un moment pendant lequel on peut échanger avec les participants ;
• Une pièce à l'écart pour servir de salle speakers ;
• Pouvoir circuler relativement facilement entre les trois espaces ;

Dans l'équipe nous sommes tous développeurs, nous sommes tous speakers et nous sommes maintenant tous organisateurs d'une conférence. C'est en cumulant ces 3 casquettes qu'on dessine ce qu'est la conférence.

L'expérience speaker peut vous sembler secondaire, mais pas à nous. Quand on est speaker, on investit énormément de temps personnel (comptez entre 10 et 20h de préparation minimum pour une session de 45-50min), on investit de l'énergie pour proposer un sujet, le préparer, se déplacer jusqu'à la conférence et le jouer. Il y a quelques points qui font que l'expérience qu'on a en tant que speaker est bien meilleure : avoir un contact privilégié avec une personne de l'organisation, avoir un espace où se poser au calme (parfois pour répéter, parfois pour des retouches de dernière minutes, parfois pour travailler pour son employeur), avoir un moment pour rencontrer l'équipe organisatrice et/ou le MC qui va nous introduire.

Si dans l'équipe on tient à l'expérience participant, on tient aussi à l'expérience speaker. C'est cette expérience qui fait que nos speakers reviendront, c'est cette expérience qui fera qu'on aura des très bonnes propositions d'éditions en éditions.

Je ne citerais pas de lieu en particulier (je ne veux pas donner une quelconque impression de bashing, ce n'est pas le cas), mais les budgets sur Paris sont élevés, on avait souvent des devis entre 10 000 et 15 000€ (voir beaucoup plus) ce qui n'était pas envisageable.

La Sorbonne nous a proposé un budget de 6 700€ tout compris, un amphithéâtre de 221 places, un patio accolé et couvert (on vise mai et la pluie potentielle qui va avec) et une salle de classe un peu à l'écart.

Avec ou sans viande ?🔗

Le second gros point de recherche, vous vous en doutez surement, c'est la nourriture.

Notre conférence s'appelle "NG Baguette Conf", si avec baguette dans le nom, on ne sert pas de baguette, pour nous, c'est un échec. On vise un menu relativement simple : un sandwich baguette et un dessert (type gâteau boulangerie / pâtisserie). Ce n'est pas grand luxe, c'est très français, c'est à la fois facile et compliqué. C'est facile parce que je pense que chacun chez lui est capable de faire un sandwich qui tient debout sans trop d'effort, c'est compliqué parce qu'il faut arriver à un sandwich qui plaira au plus grand nombre, un sandwich qui laissera un bon souvenir aux participants.

Évidemment, on veut bichonner nos participants, et on veut offrir un petit-déjeuner, on veut aussi offrir du café, du thé, des jus de fruit, ainsi qu'une collation l'après-midi.

Quand on vise entre 150 et 180 personnes à nourrir il faut qu'on trouve un traiteur ou une boulangerie qui respecte ce qu'on souhaite faire, il faut qu'on trouve un prix cohérent. Avec avoir démarché pas mal de boulangerie et traiteur, au vu de la quantité dont on avait besoin, on arrivait généralement entre 4 000 et 6 000 €, en sachant que certains nous proposaient des devis beaucoup plus élevés. (encore une fois, pas de bashing, on comprenait généralement pourquoi c'était plus cher, mais juste ce n'est pas pour nous)

Au final nous avons arrêté notre choix sur le traiteur Votre Instant Gourmand. Pourquoi ? De base, ils ne font pas de sandwich (plutôt habitué aux menus mariages ou des apéros dinatoire) mais ils ont compris notre univers et acceptés de composer quelque chose de sur mesure sans avoir un prix délirant. On a aussi eu des conseils de leur part, des réponses claires, précises et rapide à chacune de nos questions, et pour finir la possibilité de fixer un nombre final de part au plus tard 10 jours avant la date. Ils nous proposaient d'avoir du personnel le jour J pour l'installation et le service, ce qui allait nous rendre beaucoup plus sereins pour tout gérer.

On a validé un budget de 5 400€ pour la nourriture. Notre second plus gros poste de dépense.

Les "petites dépenses"🔗

Si on arrive déjà à plus de 10 000€, il faut aussi se dire qu'on a pas que ça comme dépense. Il y a plein de choses qui nous coûte de l'argent.

Déjà, chaque participant pendant l'événement a un badge (simple carton A6), une étiquette autocollante à son nom et un tour de cou. Ça nous coûte environ 100€, j'imprime les étiquettes à la maison avec mon imprimante thermique et 3-4 rouleaux de papier autocollant, on passe par un imprimeur pour les badges, les tours de cou sont commandés à part avec en tête l'idée de réutiliser ceux des années précédentes (on encourage les participants qui ne souhaitent pas garder les tours de cou à nous les rendre, c'est plus économique et plus écologique ; ceux qui souhaitent le garder le peuvent, si ça doit partir à la poubelle on préfère le récupérer). C'est une dépense à laquelle on en peut pas couper : il faut qu'on soit capable d'identifier les participants, qu'on sache qui a mangé (on coche le badge le midi), qu'on s'assure qu'aucun billet n'est utilisé plusieurs fois.

Nos bénévoles et MC portent chacun une marinière, ainsi qu'un béret rouge, côté organisateur nous avons des t-shirts floqués (avec nos noms et le logo NG Baguette Conf sur le cœur ; ces t-shirts ont été faits en 2025) et un béret rouge. Ça nous a coûté environ 100€ (environ 7.5€ / marinière + environ 3€ / bérets). Ça peut paraitre inutile mais c'est important car ça permet de débloquer très facilement deux points : les personnes responsables de l'événement sont clairement identifiables et ça donne du caractère à l'expérience participant.

Nous offrons à chaque speaker et à chaque MC un petit cadeau pour les remercier d'avoir pris de leur temps pour NG Baguette Conf, sans eux l'événement n'existerait pas et c'est important. Nous organisons aussi une soirée la veille où speakers, MCs, bénévoles et organisateurs sont conviés, c'est un moment convivial qui permet qu'on se connaisse tous un peu mieux, qui permet de rendre les échanges du lendemain beaucoup plus fluide, qui permet aussi simplement de créer du lien (2 des speakers étaient déjà speakers l'an dernier, notre MC de 2025 était speaker cette année, un de nos deux MC était speaker l'année dernière). Tout ça nous coûte un peu moins de 400€.

Notre banque nous coûte de l'argent aussi. Nous sommes une association Loi 1901, pour recevoir de l'argent, nous devons posséder un compte bancaire professionnel. Nous passons par une banque en ligne gratuite pour la tenue de compte mais qui se rémunère en prenant une commission sur chaque virement que l'on reçoit. Pour l'édition 2026, ça nous revient à un peu moins de 180€.

Il y a quelques autres petites dépenses plus anecdotiques.

On paie ça comment ?🔗

Si on a pas mal de dépenses, avec un total approchant les 11 000€, nous avons seulement deux sources d'argents : la billetterie et les sponsors.

Pour la billetterie, nous passons par Hello Asso qui nous permet d'avoir une billetterie gratuite, sans commission. Ce n'est pas parfait, mais remplie globalement nos besoins. Le prix des entrées nous permet d'être relativement serein en théorie :

• 30 billets "early" à 69€ : avant l'annonce du programme, à prix plus bas, nous permettant d'avoir de la trésorerie au plus tôt (on ne va pas très loin avec 600€ et autant que possible on essaie d'éviter d'avancer sur nos fonds persos) ;
• 120 billets "standard" à 99€ : le tarif standard pour financer tout le reste ;
• avec une marge de 30 places "late" à 119€ prévues si on épuise tout le reste de la billetterie pour permettre à plus de gens de venir et gérer le fait qu'on sera à un timing très proche de la conférence (ce qui augmente notre effort et nos coûts, car on doit commander plus au dernier moment) ;

À noter qu'on a pas sorti ces prix de notre chapeau. Nous avons regardé le prix des conférences parisiennes (généralistes (comme Devoxx) et spécialisés (React Conf, dotJS, etc.)), et aussi les autres conférences Angular européenne (ngPoland, ngDE, ngRome, etc.). Notre objectif était très clair : être beaucoup moins cher que les autres, rendre la conférence super accessible autant que possible, car on ne fait pas ça pour l'argent ou la gloire, on fait ça pour offrir un moment à la communauté. On ne veut pas être une conférence élitiste, on veut que les gens puissent se poser la question de venir même en fond propre.

Si on compte de manière brute les billets early et standard, on arrive à presque 14 000€. En résumé : si on remplit presque la salle, vous financez entièrement la conférence.

Mais on sait qu'on est jamais sûr de tout vendre, on sait aussi que viser un peu plus c'est toujours mieux, ça donne de la marge, ça donne de la souplesse, ça donne des options pour faire mieux que ce qu'on voulait faire à la base et améliorer l'expérience de tout le monde. Donc il y a aussi la partie sponsoring.

Côté sponsoring, on a ouvert 2 niveaux :

• 8 "standard" à 500€ : globalement du sponsoring dit "virtuel", on vous inclut dans toutes nos communications donc votre marque sera promue largement ;
• 3 "premium" à 1 500€ : même chose que standard mais avec en plus 2 billets participants inclus et un stand sur place pour rencontrer les participants et communiquer directement sur votre activité avec eux ;

Là aussi, on n'y a pas été au doigt mouillé : on sait qu'on est une petite conférence, mais aussi qu'on a un public spécialisé, on a comparé les prix des packs de sponsoring de beaucoup de conférences en France pour se faire un avis sur une sorte de ratio prix par participant et fixer notre tarif et là encore, on sait qu'on est vraiment pas cher. Mais là encore, c'est ce qu'on souhaite, on aimerait avoir des sponsors qui nous suivent au fil des éditions, même si c'est des petites structures.

Donc un potentiel à 8 500€ supplémentaires si on est optimiste.

La réalité🔗

Jusque-là je parle de théorie, d'un monde idéal où tout se passe bien.

Nous avons vendu les 30 premiers billets en 2 jours : soit 2 070€ de trésorerie. Ensuite on a attendu le lancement du programme pour ouvrir les billets standards. Et à l'ouverture, ça n'a pas été aussi facile… 🫠 On a vu les billets se vendre au compte goutte au fil des semaines, parfois une semaine complète sans un seul billet vendu… On a même à partir de fin avril diffusé des codes promos (qui ont été très peu utilisés). On a vendu au final 72 billets standards et 13 billets late. La billetterie atterrie a un peu moins de 10 700€ et 115 billets vendus (presque 25% de moins que ce qu'on budgétisait).

Côté sponsoring, nous sommes arrivés trop tard faces aux budgets marketings qui étaient déjà consommés ou affectés à autre chose (du peu qu'on a pu échanger, le marketing a été fortement orienté vers l'IA depuis 2 ans…). Nous avons été soutenus par quatre entreprises : deux en standard et deux en premium. Ce qui nous a amené 4 000€.

Quand on voit le bilan, on se dit que tout va bien (et oui au final, tout va bien), mais ce n'est pas si simple : à 1 mois de l'événement nous n'avions pas atteint notre point d'équilibre (le moment où notre recette paie l'ensemble de l'événement). Nous commencions déjà à évoquer de combler en fond propre et fermer l'association. Le stress était très fort. Nous avons effacé au maximum les dépenses non absolument nécessaires. Nous avons débattu chaque dépense jusqu'au 2 semaines avant l'événement.

Côté lieu, le prix n'est pas compressible. On a beaucoup échangé avec le traiteur pour fixer au plus tard le nombre de part commandé pour éviter à la fois le gaspillage de nourriture et d'argent. On a aussi commandé au plus tard l'impression des badges pour avoir très peu de marge. On a réservé le lieu de la soirée speaker qu'une semaine avant pour être certain d'avoir le budget, avec en tête de l'annuler si on avait pas le budget.

On a vécu une phase compliquée. On est arrivé à la conférence dans l'idée que ce serait la dernière édition.

À noter aussi que plus haut je disais qu'on prévoyait un espace couvert car "on vise mai et la pluie potentielle qui va avec", cette année on a pas vraiment eu de problème de pluie, on a eu un épisode de chaleur, il faisait 34°C le jour J !

Hors budget mais pas hors sujet🔗

Il y a pas mal de choses qui ne rentrent pas du tout dans ce budget, qui est totalement invisible pour la plupart des gens : l'énergie et l'argent personnels qu'on investit en tant qu'organisateur.

Le premier moment où on a investi en perso cette année c'est je pense la visite du lieu. En effet on a une personne de l'équipe qui vit à Paris, mais ce n'est pas toujours simple de faire concorder les emplois du temps : parce qu'il était plus disponible à ce moment-là, Gerome est allé sur Paris pour faire la visite, sans dépenser l'argent de l'association. C'est une journée allongée, des contraintes en plus, de l'argent personnel mis sur la table.

Je peux sans souci aussi ajouter le travail sur le site internet, sur le dossier sponsoring, sur les démarchages / prises de contacts, la communication sur LinkedIn (vous n'imaginez pas le temps que ça prend de faire une bonne communication sur les réseaux sociaux…).

Pour être présent à la conférence, il fallait qu'on soit tous les quatre sur Paris, Camille vit à Paris, elle a juste posé des congés, mais Gérôme, Yann-Thomas et moi avons pris des congés, pris le train / bus pour nous rendre sur Paris dès le jeudi matin, on a pris un hébergement pour 2 nuits. Tout ça sur nos propres deniers.

Un autre exemple qu'on peut mettre en avant c'est la photo et la captation. Yann-Thomas et moi avons du matériel photo personnel d'assez bonne qualité, on utilise donc notre propre matériel pour faire nous-mêmes les photos pendant l'événement. Faire les photos ça veut aussi dire qu'il faut qu'on fasse nous-même aussi la phase de développement : trier les photos, retoucher ce qui doit l'être, mettre en ligne pour vous permettre de garder des souvenirs de ce moment avec des belles photos. Là encore c'est beaucoup de temps investi pour faire ça car sur la journée nous avons pris à nous deux plus de 900 photos.

Nous avons fait le choix dès la première édition d'enregistrer les talks. Pour la première édition, nous avions plus ou moins improvisé une configuration qui ressemblait à la captation de nos live avec Angular Devs France. Cette année on a décidé de se poser un peu plus et de monter un peu en grade sur la configuration : on a capturé avec un PC en régie via OBS Studio. Pour capturer l'écran des speakers, j'ai pris ma carte de capture HDMI et mon PC. J'ai aussi pris un peu de câble pour re-router le signale vidéo. Yann-Thomas a réussi à emprunter une carte pour capturer la partie audio. J'ai préparé toute la configuration en amont avec pas mal d'essais (pas assez apparemment vu qu'on a pas pu faire exactement ce qu'on voulait 😅), des retouches dans la nuit précédente la conférence comme on a vu que le rendu n'allait pas vis-à-vis de la luminosité du vidéo-projecteur, un peu de montage d'image pour prévoir tous les layouts et transitions, et après la conférence du montage pour pouvoir avoir un résultat acceptable pour Youtube.

On peut aussi sans souci citer nos bénévoles. De notre côté, il a fallu qu'on contacte nos MCs, qu'on échange avec eux sur le rôle et les détails. Il a aussi fallu qu'on fasse pas mal de démarchage pour trouver nos six bénévoles, qu'on documente les rôles, qu'on définisse les plannings, qu'on s'assure de ne rien oublier, qu'on communique avec eux, qu'on fasse des réunions d'informations. De leur côté aussi c'est un investissement : ils ont dû poser leur journée, ils ont donné de leur énergie pour nous aider à ce que la conférence se passe bien, vraiment ils ont tous été super ! Et pourtant ce n'est pas si simple que ça pour nous de déléguer une partie de la responsabilité de l'événement sur lequel on travaille depuis autant de mois 😅

Tout ça c'est des choses qu'on voit moins, c'est un peu caché et je trouve ça dommage. Beaucoup de participant ne réalise pas tout le travail gratuit qu'on fait sous le manteau.

Conclusion🔗

Si on organise une conférence dont le nom est une blague sur l'image frenchy de la baguette, il s'agit bien de la seule conférence Angular francophone, un projet sérieux, avec des speakers/talks de qualités, une vraie ambition derrière, une équipe passionnée.

On a adoré passer la journée avec vous. On a adoré voir nos speakers sur scène partager avec un amphi plein de gens captivés par le moment ! On a adoré vous voir le sourire aux lèvres toute la journée. On a adoré les échanges qu'on a pu avoir et qu'on a pu voir !

Même si ça a été difficile, le bilan de la conférence est positif d'un peu plus de 2 000€. Et je peux d'or et déjà vous annoncer qu'ils seront utilisés pour une troisième édition d'NG Baguette Conf.

Merci à tous ceux qui auront pris le temps de lire l'article jusqu'au bout. Merci à tous ceux qui ont rendu cette aventure possible !

J'en profite pour citer l'article de Julien Wittouck sur l'organisation de Cloud Nord qui m'a donné l'impulsion pour écrire mon propre article. Vraiment merci Julien, pour ton article, mais aussi pour notre échange à la soirée speaker de Devfest Nantes qui m'a pas mal aidé à relativiser plein de chose, et évidemment pour tout le taff que tu fais pour la communauté !

Crédit photo : Anthony PENA & Yann-Thomas Le Moigne pour NG Baguette Conf 2026