Vous ne savez pas communiquer en async !
Très souvent je vois des mauvaises habitudes au boulot (mais clairement pas que) au niveau communication asynchrone (comprendre pas sur un appel audio/vidéo ou en physique). Ça crée de la friction, des pertes de temps, donc je me dis que partager sur quelques points ça peut ne pas faire de mal…
Les messageries "instantanées"🔗
Premier truc que je vais dire que je vole à Monsieurs Denis Souron :
Dans les messageries instantanées c'est l'envoie de message qui est instantanée pas la réponse !
Alors là oui ! J'avais toujours eu plus ou moins l'idée, mais j'avais formulé le truc et pourtant c'est vraiment la base : techniquement on sait transporter instantanément (presque en tout cas, mais disons que sous la seconde, à l'échelle humaine, c'est un temps invisible) un morceau de texte (maintenant même accompagné d'image·s, GIF·s et tout un tas d'autres choses) d'une machine A (la vôtre) à une machine B (celle de la personne que vous voulez joindre). Ça c'est admis, aucun problème, tout le monde est d'accord ! (évidemment si vous êtes en zone blanche, avec aucun réseau ça se complique, mais faisons simple, même si pour moi c'est un choix d'avoir des zones blanches en France et qu'on pourrait régler le problème mais bon, c'est pas le sujet, je digresse…).
Par contre est-ce que votre destinataire est obligé d'avoir les yeux rivés vers son écran prêt à vous répondre, h24, sans rien faire d'autre, sur votre conversation à vous ? Non. C'est même d'ailleurs plutôt sain qu'il ne vous réponde pas systématiquement à la seconde. Dans la vie personnelle vous avez surement des occupations qui vous permettent de vous épanouir. Et côté professionnel, à priori si vous avez un emploi c'est qu'on attend de vous que vous réalisiez des tâches au quotidien, si vous êtes 100% du temps capable de répondre à la seconde c'est que vous n'êtes pas à travailler mais à attendre qu'on vous envoie un message à longueur de journée. À l'inverse si vous avez un travail à accomplir, vous avez sûrement besoin de vous concentrer dessus, donc vous faire des sessions de concentration sur uniquement ce que vous devez produire et de temps en temps regarder si quelqu'un a besoin de communiquer avec vous pour répondre. C'est plutôt une bonne façon de faire.
Et quand bien même vous arrivez à toujours répondre dès qu'on vous envoie un message, si 10 personnes vous envoie un message en parallèle, vous ne pouvez pas répondre aux 10 personnes de manière construite en parallèle, il faut forcément répondre à une en faisant attendre les 9 autres.
Donc pensez-y quand vous envoyez un message : la personne vous répondra quand elle sera disponible, pas à la seconde !
Si vous avez besoin d'un peu d'aide pour organiser votre temps, vous pouvez jeter un coup d'œil à la méthode Pomodoro qui justement recommande de ne pas passer trop de temps sur sa messagerie mais plutôt alterner des phases de concentrations et des phases où on échange avec les autres.
No hello🔗
Qui n'a jamais vécu :
A : hello B : hello A : ça va ? B : ça va et toi ? A : bien merci A : tu sais pour X ? B : non quoi ? A : alors il se passe que …
Et là j'ai même pas été jusqu'à mettre des heures sur les messages, mais il faut se dire qu'il peut se passer plusieurs minutes / heures entre chaque message… (véridique et déjà vécu… D'ailleurs même un "hello" sans retour du tout côté pro en étant "B" il y a quelques années)
C'est quoi le souci ? A a interrompu 4 ou 5 fois B pour lui passer une info qu'iel aurait pu passer en une fois :
A : hello ça va ? tu sais que X à … ? B : hello ça va et toi ? non je savais pas, …
Le même message, pas moins de politesse, pas de perte de temps, B sait dès le début le niveau d'importance à répondre au plus vite à A par rapport à tous les autres trucs qu'il a à faire, il a directement les informations clés.
Sauf cas particulier, dites-vous que je ne répondrais pas (ou très en retard) à un "hello" ou un "hello ça va ?" sans rien de plus côté professionnel, pas parce que je suis malpoli ou que je n'ai aucune considération pour vous, simplement parce que j'ai toujours beaucoup trop de choses à faire / penser pour m'ajouter un ping pong creux pour savoir ce que vous attendez de moi. 🤷
Nos amis les emojis🔗
Parfois un emoji est largement suffisant pour communiquer une information, la rendre visible de tous et facile à suivre, c'est particulièrement vrai dans les canaux avec plusieurs personnes. C'est même souvent bien plus efficace que des réponses sous forme de message qui ne font que polluer la conversation.
Le classique c'est juste de mettre un 👍 sur un message pour montrer qu'on l'a lu. Ça ne pollue pas la conversation, ça permet juste à la personne qui partage une information de savoir qui l'a lu et qu'on a rien à ajouter.
Une pratique que j'aime bien dans mes équipes c'est avoir un canal de partage de Merge Request (personnellement je n'en ai pas besoin, je regarde en continu l'ensemble des MR ouvertes sur mon équipe, mais j'ai remarqué que partager un message comme ça permet d'avoir une relecture plus dynamique, ce besoin est souvent lié à un mauvais/non usage du mode draft et autres outils de Gitlab/Github mais bon), et chacun poste un message pour indiquer qu'il a une MR à faire relire. Dans ce cas-là pour éviter que plusieurs personnes ne passent du temps à relire la MR en pensant être le seul à relire, on ajoute au message l'emoji 👀. Une fois la relecture faite, au choix on remplace l'emoji par 🗨 pour indiquer qu'on a fait un retour à prendre, ✅ pour indiquer que la MR peut être mergée ou ❌ pour indiquer qu'on bloque la MR (là il faut avoir un message en plus en général, même si les infos sont aussi dans la MR), parfois on peut aussi indiquer à la fois 🗨 et ✅ pour indiquer qu'on a fait des remarques mais qu'on valide que ce soit pris ou pas (ça peut être une suggestion complètement ignorable).
C'est simple comme communication, mais c'est efficace, le message passe, c'est facile à faire rentrer dans ses habitudes.
Au passage, si vous n'avez pas de système de sondage dans votre messagerie, les emojis ça fonctionne très bien, en mettant juste un message du style :
Plutôt quoi ?
- 1️⃣ option 1
- 2️⃣ option 2
- 3️⃣ option 3
Si votre messagerie permet de mettre plusieurs emojis sur un même message (Teams le permet par exemple), vous pouvez directement en tant qu'auteur du message ajouter les différents emoji pour faciliter la réponse et avoir plus de réponse.
Pensez votre message🔗
Quand vous envoyez un message à quelqu'un ou à un groupe, partez du principe qu'ils ne savent pas ou peu de quoi vous parlez. Dites-vous que les autres ne sont pas dans votre tête, ils ont besoin d'un minimum de contexte.
Typiquement, le moment où c'est crucial, c'est quand vous envoyez le premier message sur un sujet à une ou plusieurs personnes, même si vous êtes pressé, prenez votre temps pour écrire votre message. Mettez-vous à la place de vos interlocuteurs, donnez-leur toutes les informations pertinentes, ajouter des liens avec plus d'infos si besoin (sans abuser, si vous avez une erreur dans un long fichier de log, donnez l'erreur dans le message et donnez le lien vers l'ensemble des logs au besoin, mais faites l'effort de trier l'info pertinente).
Si vous êtes pressé et que vous arrivez en mode "ça marche pô !", vous allez perdre un temps fou à donner des infos au compte goutte à vos interlocuteurs pour qu'ils vous débloquent. Si vous arrivez avec du concret tout ira plus vite et sera moins frustrant pour tout le monde
Envoyer une image seule🔗
Un cas que je vois régulièrement : envoyer une image et basta. Parfois juste avec un truc du genre "t'as vu ça ?". Perso je trouve ça frustrant.
Si vous avez un mauvais réseau ou des problèmes ponctuels, vous ne voyez pas l'information, rien ne passe, vous savez juste qu'il y a une image à voir (parfois même pas en fonction des messageries…). Donc vous faite quoi ? Vous demandez des infos par message, voir vous passez à autre chose et vous oubliez de revenir sur cette image…
Même si le réseau est bon, vous n'aurez quand même pas d'information dans la notification ou dans la liste des conversations (en général juste quelque chose du genre "[Image]" et rien d'autre), donc vous ne pouvez pas décider si c'est important de regarder maintenant…
Après coup, si vous avez besoin de retrouver cette image et les informations qui sont dedans, vous ne pouvez pas rechercher l'image, car vous n'avez pas de mot clé pour la retrouver…
C'est de toutes façons une bonne habitude à prendre que d'ajouter des infos textuelles, si un jour vous devez échanger avec quelqu'un de malvoyant, ce sera impossible de communiquer par des images avec lui/elle.
Oubliez les messages vocaux…🔗
Même si pour certaines personnes ça doit être ultra pratique c'est sûrement le pire ajout qui puisse avoir été fait aux messageries instantanées comme whatsapp à mon avis… Ce point va surtout s'appliquer au perso (fort heureusement je ne vois pas ça dans le monde pro à date…), mais je trouvais que c'était parfaitement dans la même lignée que le reste de l'article !
En général, tous les amoureux du "vocal" vont vous dire "ça va plus vite". Plus vite pour qui ? Plus vite pour vous potentiellement : vous ne réfléchissez pas à ce que vous voulez dire, vous ouvrez votre micro, vous débitez votre flux de pensée, entrecoupez de "eeuuuhhh" et d'autres interludes du genre, vous faites envoyer et ce n'est plus votre problème, le message est "passé" selon vous.
Sauf que votre interlocuteur va devoir se poser dans un contexte où il peut écouter : un milieu assez calme pour qu'il puisse entendre, un milieu assez isolé pour que tout le monde ne sache pas ce que vous lui avez envoyé, s'il loupe un détail il faudra ré-écouté le message, une fois, deux fois, trois fois pour avoir toutes les infos (en fonction de la durée du message vocal), il devra trier le contenu utile et inutile, etc. etc.
En fait ça va plus vite pour vous, pas pour les autres. Pour moi envoyer un vocal, dans la majorité des cas, c'est considérer que votre temps vaut plus que le temps de votre interlocuteur, c'est considérer que votre interlocuteur ne mérite pas que vous vous posiez sur un message clair.
Envoyé un vocal ça entraine évidemment le même genre de chose qu'envoyer une image : on ne peut pas rechercher un vocal pour retrouver une information et donc tout ce qui va avec.
Pour moi il n'y a qu'un cas où le message vocal (ou un message vidéo d'ailleurs) est adapté, c'est quand vous faite parler un petit enfant qui ne sait pas écrire : il ne peut pas s'exprimer lui-même autrement qu'avec sa voix, donc c'est un moyen efficace de lui permettre de passer un message à quelqu'un.
Conclusion🔗
Je pense que j'ai à peu près résumé tout ce que je voulais dire d'important à mon sens.
Est-ce que je vous en veux si vous faite tout ce que je pointe ? Non. Je vois ça pas mal dans mon entourage pro et perso, c'est des comportements humains classiques, c'est pas fondamentalement grave, mais c'est plein de petites pertes de temps et plein de petites frictions.
J'ai commencé à prendre du recul sur ma communication asynchrone la première fois au lycée quand un mec de ma classe m'avait dit un truc du genre "T'écris toujours en sms ? Pourquoi ?", du tac-o-tac j'ai répondu "ça va plus vite et c'est plus court !" et lui "Ouai mais faut décoder quand on lit, c'est moche et on est illimité…" et il avait raison : on continuait à perpétuer les habitudes d'écrire en SMS, car on s'était habitué à compter les SMS alors qu'on pouvait juste parler normalement.
Bref, je partage tout ça pour faire réfléchir à la manière dont on communique. Loin de dire que je suis un modèle (vocal exclus (je déteste ça)), je fais à la marge chaque truc que je pointe. Mais peut-être que ça peut vous faire évoluer et prendre du recul.
Crédit photo : Générée via Mistral AI avec le prompt suivant :
A dreamy, Studio Ghibli-style garden scene during a golden autumn afternoon. The atmosphere is warm but slightly frustrated, with soft light filtering through the trees. In the foreground, a disappointed anthropomorphic axolotl sits on a cushioned rock, wearing a pale blue or gray hoodie with the hood slightly raised. The axolotl has a sighing, frustrated expression as it looks at a blank scroll on a velvet cushion. Around the axolotl, 8-10 maple leaves in red, orange, and yellow float gently, some with tiny emojis. Useless message bubbles like "Hi" or "What's up?" float away and burst. In the mid-ground, glowing paper lanterns with emojis (✅, ❌) float near a shimmering stream with code fragments. The background includes tall maple trees with golden lights, distant mountains, and a soft gradient sky. The color palette is warm and cozy, with detailed textures on the wood, fabric, and leaves.